Kako si boljše organizirati čas (za delo in posel preko interneta)?

Ker je najmanj 80% sodelujočih v moji zaprti skupini na Facebooku in pa sigurno čez 90% vseh, ki jih mentoriram, najmanj enkrat “potožilo”, da za svoje delo ne najdejo pravega časa oz., da si hudičevo težko organizirajo čas, za vse stvari, ki jih bi naj v spletnem poslu počeli, sem se odločil, da tokratni blog zapis, namenim tem. Vsem, ki se sprašujete kako si organizirati čas in, ki preko računalnikov, ustvarjate svoje spletne zgodbe.

.

Odgovor, kako si boljše organizirati svoj delovni čas, sem razdelil na dva dela:

.

  • boljša organiziranost dela se lahko izboljša z izboljšanjem DISCIPLINE,
  • tam, kjer pa to ne gre najbolj preprosto, pa še S POMOČJO ORODIJ.

.

Kako izboljšamo organizacijo svojega dela Z BOLJŠO DISCIPLINO?

.

Določite si urnik

.

Čeprav ste freelancer oz. samostojni podjetnik, se, kar se tiče dela in posla, obnašajte, kot, da gre za “pravo” službo.
Pri službi pa se, razen, če gre za gibljiv čas prihoda na delovno mesto, točno ve, kdaj je treba priti v službo, kdaj se šiht konča, kdaj je malica in kdaj so krajši odmori.

.

Freelancerji in samostojni podjetniki imamo to možnost, da si urnik “šihta” določimo sami.
Samo problem je v tem, da si ga večina (ker si ga lahko določijo sami), sploh ne določi.

.

Večina freelancerjev, vsaj kar sem jih spoznal, dela takrat, ko najde čas.
Med kuhanjem juhe, po tem, ko otroke razvozijo v šole, dve urici dopoldan, pol ure ponoči, ostalo pa kdaj se jim pač zljubi (in še takrat mora biti volja za delo “prava”).

.

wp editorial calendar
Iz izkušenj: Če delate v wordpressu in ste content marketingaš, priporočam wp editorial calendar. Plugin omogoča upravljanje s posti več avtorjev, pregled nad statusom postov (osnutki, v nastajanju, objavljeno,…), hitro editiranje prispevkov, enostavno spreminjanje datumov objav (kar je praktično, če je npr. en avtor že napisal 3 objave, drugi pa nobene, bliža pa se npr. datum emailinga).

Dodaten plus, zakaj je organizacija dela bistveno boljša, če imate urnik, je še ta, da boste svoje delo IN ČAS začeli boljše/višje ceniti (kar se bo, če na trgu npr. ponujate storitve, s časom, poznalo tudi na višji ceni vaših storitev)..

.

Sicer pa ste verjetno tisti, ki nimate urnika, že sami ugotovili, da v bistvu delate non stop.
Praktično glave in misli, tisti, ki delate brez urnika, sploh ne morete odklopiti. Ker, če delaš, brez, da bi vedel kdaj je šihta konec, potem pač “šihta” nikoli tudi konec ni.

.
In zaradi tega ima ogromno freelancerjev občutek, da delajo “cele dneve”, (zaslužijo pa premalo).

.

Btw: precej vsebin glede boljše učinkovitosti spletnega dela in večje učinkovitosti same spletne strani ter boljše organizacije časa, sem zložil tudi skupaj v vodniku Kako izboljšati učinkovitost spletne strani.

.

Brezplačno poglavje si lahko snamete s klikom na spodnjo sliko:

.

učinkovitost spletne strani
V devetem poglavju (ki sem ga dal v brezplačno dolvleko, je predvsem za blogerje, napisano, na kaj bodo pozorni, da bodo njihova besedila, čim bolj konvertirala. Tukaj dostop do devetega poglavja.

.

Razdelite si naloge in si postavite cilje
.

Vsakodnevne delovne naloge si najprej razdelite na obvezne, pogojno obvezne in najmanj pomembne.
Nato pa naj ima vsaka naloga svoj cilj.

.

Obvezne naloge so prioriteta in te naredite najprej.

.

V mojem primeru, npr. “šiht” poteka od ponedeljka do petka, od 8.00 do 17.00.

.
Čas in aktivnosti imam organizirane tako, da si začetek prvih mentoriranj najraje nastavim na 9.00, pred tem pa že poskušam opraviti vse prioritetne naloge (pospraviti vse podporce minulega dne in posredovati prejeta povpraševanja mojim prodajalcem). Seveda to vedno ne gre, ampak cilj imam, da pred prvim mentoriranjem nimam preveč odprtih stvari

.

btw: če vas res podrobno zanima postavljanje ciljev, še posebej tistih, pravih, življenskih in povezanih z vašim počutjem, družino in uresničevanjem potencialov, priporočam, da si ogledate stran Transformacija življenja.

.

Boljša organizacija časa z zavestnim umikanjem kradljivcev časa

.

  • Včasih je kradljivec časa že predolg in vedno znova ponavljajoč sestanek z enim in istim partnerjem, pri čemer noben pogovor, ne prinese napredka. Zato si za sestanke in pogovore določite ure (btw: moja mentoriranja so načrtovana na eno uro, pri čemer si samo za začetnike in pa moje redne poslovne partnerje, s katerimi rastemo skupaj,  “rezerviram” še dodaten čas).

.

  • Zelo pogosto in žal pri vse več ljudeh, ki delamo od doma, je mega kradljivec časa, Facebook (in druščina: Instagram, LinkedIn,…).
    Tudi sam sem na Facebooku precej. Ampak nanj grem med dvema načrtovanima nalogama in še to zato, da delim kak nov hint ali pa načrtujem novo objavo za mojo skupino. In, da polajkam in pokomentiram mnenja drugih (če ta so). Ko je čas za novo nalogo, npr. pisanje novega članka, Facebook sklopim.

.

rescuetime
Uporabno: RescueTime meri produktivnost našega časa za računalnikom. Zazna kdaj smo šli npr. vstran od računalnika in koliko časa smo porabili npr. na Facebooku.

Uporabno:.

Če se ne morete disciplinirati, da ne greste na Facebook, si inštalirajte kak programček, ki omogoča, da si avtomatsko nastavite od kdaj do kdaj ne morete na Facebook. Če uporabljate iskalnik Chrome, je tak programček npr. Stayfocusd ali pa RescueTime.

.

  • Zelo znan kradljivec časa, ki se nam vsem pred nos, postavlja vedno znova, je tudi vožnja na sestanke. A freelancerju, ki dela od doma, preko interneta, prvega, info sestanka, pogosto sploh ni potrebno opraviti v živo.

.
Še bolj pa priporočam, da se SPLOH NE DOGOVORITE ZA SESTANEK, če se predhodno ne dogovorite, kaj bo tema pogovora in kaj je cilj sestanka. To lahko zveste že iz email debate ali iz telefonskega pogovora s strankami….

.

  • Zelo znana situacija, ki nam krade čas in, ki ste jo sigurno tudi že izkusili, je ta, ko drugi poskušajo vam ukrasti čas (z npr. napovedanim sestankom ali z vabilom na osebno srečanje). Tudi tu sta škarje in platno v vaših rokah.

.
Preprosto vprašanje, ko se vam nekdo povabi na sestanek, ker ima npr. nek predlog sodelovanja, naj bo postavljeno vljudno, a natančno. Vi ste tisti, ki odločate o svojem času….

.

Spodaj si poglejte primer moje komunikacije, ko dobim pobudo za sodelovanje:

..

To sporočilo sem dobil v inbox, kjer me na moji mizarski spletni strani, vabijo k sodelovanju:
.

povabilo k sodelovanju
Bodite pozorni, da opis ne vsebuje natančnega predloga o tem kako bi naj potencialno sodelovanje zgledalo.

.

Moj odgovor, na prejeto pobudo, spodaj:

.

.

  • Organizacija dela in učinkovitost dela se bistveno izboljšata, če si za VSE posamezne aktivnosti, postavljate NORME

.

Norme služijo temu, da z delom pohitite.
Rutinska dela, ki jih ne morete avtomatizirati, preprosto postavite v nek časoven okvir.

.

Npr.:

  • na emaile odgovorite zjutraj in za to predvidite največ eno uro
  • money site vsebine na blogu pišite na točno določen dan v tednu in točno določeno število ur
  • če gradite backlinke, jih gradite v vnaprej predvidenem času (npr. 2 uri na dan)
  • v delovnem času, na socialnih omrežjih porabite samo čas, ki ga potrebujete za delo
  • doseganje norm freelancerji najenostavneje spremljamo z evidencami. V tretjem delu offsite SEO Vodnika, sem pisal o pomenu evidentiranja gradnje povratnih povezav. Res priporočam, da si pogledate, še posebej zato, ker sem v članku pokazal konkretno kako si sam vodim evidence za backlinkanje.

.

Spodaj si poglejte primer norme za pisanje podpornih člankov, za naše sodelujoče na spletni strani Nubia, s katerimi sodelujemo tudi na offsite SEO:.

.

Hint iz izkušenj, za tiste, ki morate delo delegirati drugim: ne pričakovati, da se bodo drugi držali norm, če se jih sami ne !!!!
Učinkovito delegiranje in učinkovito timsko delo, se vedno začne pri vas samih !!!!!

.

btw: O tem kako pomembno si je postavljati norme za vse svoje aktivnosti, je napisan tudi zanimiv članek Moja olimpijska norma (1), sicer pa sam, kar se tiče timskega dela, norm in teambuildinga sodelujem z ETC Adriatic (od katerih sem se o team buildingu v zadnjih 13 mesecih res naučil ogromno).

.

Kako si organizirati čas Z ORODJI?

.

Avtomatizirajte ponavljajoča dela

.

Avtomatizacija ponavljajočih se del, preprosto služi za to, da ne zgubite časa, v nalogah, ki jih morate izvajati vsak dan.
To pa zato, da vam ostane čas za stvari, ki predstavljajo rast.

.

Spodaj vam pokažem primer avtomatiziranega dela na eni izmed mojih spletnih strani…

.

Kot veste, je ena izmed mojih spletnih strani, tudi vgradneomare.eu.

.
Zdaj je stran stara že nekaj let, s časom pa sem ugotovil, da na to stran, preko e pošte, prihajata samo dve vrsti e zanimanj:

.

Zanimanja za vgradne omare, ki vsebujejo popolne podatke (in lahko tak kontakt takoj posredujem mojim sodelavcem v prodaji) in pa zanimanja, v katerem nek pomemben podatek, za naše prodajalce, manjka.

.

Za zanimanja, ki v e predal za vgradne omare, prispejo z vsemi pomembnimi podatki za naše prodajalce (to pa sta predvsem telefonska številka in kraj, ker so prodajalci razporejeni po geografskih rajonih), imam v Google Keep, napisane avtomatske odgovore:

.

kako si organizirati čas avtomatski odgovori
Avtomatski odgovori so NAMERNO zastavljeni različno (ker spremljam kateri od njih predstavlja najboljši odziv strank).

.

Povpraševalcem, ki jim v poslanem zanimanju manjka eden od dveh, za naše prodajalce, pomembnih podatkov (telefonska številka ali kraj bivanja), sledi drugačen odgovor (ki je tudi napisan že vnaprej):

.

avtomatski odgovor na povpraševanje
Opazili boste, da se v vseh odgovorih podpišem s svojim imenom. S časom sem ugotovil, da je odziv strank boljši, če sem podpisan s pravim imenom, kot, če piše v podpisu odgovora, ime firme. Ker je moje ime objavljeno tudi v veliko objavah na blogu spletne strani, se interesenti za vgradne omare, lažje poistovetijo s kom se pogovarjajo.

.

Hint iz izkušnje: seveda sem zgornje odgovore, skozi čas, spreminjal in testiral kateri se najboljše obnesejo. Predvsem pri odgovoru, ko interesenti za vgradno omaro, ne oddajo vseh podatkov, sem zelo pozorno spremljal, koliko interesentov, mi glede na napisan odgovor, vrne podatek s telefonsko številko in krajem bivanja.

.

btw: Google Keep ni avtomatski odzivnik, ampak preprosto Googlova beležka, v katero si lahko zapisujete vam pomembne reči. Vsakokrat, ko obiskovalec spletne strani vgradneomare.eu, “prileti” na spletno stran in odda povpraševanje, pač na drugem monitorju, izberem ustrezen in vnaprej pripravljen odgovor in ga prilepim v reply.
Kar vzame max 3 sekunde dela.

.

Googlov koledar za učinkovito timsko delo in učinkovito delegiranje
.

Googlov koledar je dober zato, ker lahko z njim preprosto delite z drugimi, vse vaše dogodke. Obenem pa lahko drugim v ekipi delegirate roke, cilje, termine in naloge.
.
Spodaj prikazujem sliko mojega koledarja za mesec januar 2018:

.

.

Google koledar
V koledarju sem na modrih poljih zameglil podatke mojih mentorirancev, na belih poljih pa lahko vidite, da uporabe Googlovega koledarja učim tudi svoja otroka. Ko prideta iz šole, je prva obveza, pred domačo nalogo, vpis bodočih testov in spraševanj v svoje koledarje in deljenje teh z mojim koledarjem. Če boste podrobno pogledali, boste v koledarju celo videli kdaj je bil moj sin vprašan kemijo, kdaj je imela hčerka Hana ortodonta, itd… V naši družini VSE dogodke vpisujemo v koledar (tudi dopuste in izlete, ipd…).

.

Uspešnost in učinkovitost dela s pomočjo oblakov

.

Oblaki (clouds, Google drive, ipd…) so dobri zato, ker ne boste zgubljali časa s sinhronizacijo podatkov (v primeru, da delate na več napravah).

.

Če npr. dopoldan delate na enem računalniku, popoldan pa na drugem, ne boste želeli najprej časa zapravljati s tem, da uskladite podatke in stanje dopoldanskega dela s popoldanskim.

.

Spodaj prikazujem primere uporabe enostavnih, oblačnih rešitev:

.

Google drive, Sheets, Docs, Slides in Photo

.

Google drive je Googlov oblačni disk. Ki omogoča, da na drugem računalniku, preprosto s svojim gmail računom, dostopate do istega diska in istih datotek. Če npr. v Google razpredelnici (Google sheets) dopoldan naredim neko spremembo, lahko popoldan, na istem dokumentu, na drugem računalniku, delam naprej (brez, da si moram na drug računalnik prenašati dopoldansko razpredelnico).

.

Enako velja za ostala Googlova orodja (Google docs (za pisanje tekstov), Google slides (za prezentacije), Google photo (za slike), itd…)

.

Uporaba oblakov za učinkovito timsko delo

.

Vse te oblačne storitve pa ne prihranijo čas samo nam.
Z enim klikom na gumb “share” jih preko gmail računa, preprosto delite s timom.

Primer deljenja npr. Googlove razpredelnice z drugimi, je prikazan spodaj:

.

deljenje google sheets
Na sliki je prikazana “začetna” razpredelnica, ki jo dobijo moji mentoriranci in si jo ob začetku dela, med seboj, delimo. V tej razpredelnici lahko hkrati, na njej, delamo vsi, ki si delimo dokument.

.

Dodatni viri o tem kako si organizirati čas:

.

21 time management tips to hack productivity – CreativityPost
9 time management apps to organize your life and keep you on track – Shopify
How to manage your time effectively – Kent

.

Zelo priporočam še: How to manage time with 10 tips that work (3,27 min):

.

.

Kako si boljše organizirati čas (za delo in posel preko interneta)?
4.8 (96.67%) 6 votes